「適格従業員」とは、一定の要件を満たす従業員をいう。

イントロダクション

米国でビジネスを展開する企業にとって、「適格従業員」の定義を正しく理解することは、雇用管理や税制優遇措置の適用において極めて重要です。特定の法律や制度では、この「適格従業員」の要件を満たす従業員のみが対象となるケースが多く、誤った解釈は法的リスクや経済的損失につながる可能性があります。本記事では、適格従業員の具体的な定義と、実務上の注意点について詳しく解説します。

「適格従業員」とは、一定の要件を満たす従業員をいうの詳細

「適格従業員」とは、米国市民、合法的永住者、または米国内において合法的に雇用されているその他の移民をいう。これには、外国人起業家、その配偶者及び子、並びに非移民は含まれない。

この定義は、米国の雇用関連法規や税制優遇措置において広く用いられています。具体的には、米国市民権を持つ従業員、グリーンカード保持者である合法的永住者、そして適切な就労ビザを取得して合法的に雇用されている移民が適格従業員に該当します。重要なのは、単に米国内で働いているだけでなく、法的に適切な就労資格を有していることが求められる点です。

一方で、外国人起業家パロール（International Entrepreneur Parole）プログラムを利用している起業家やその家族、また観光ビザなどの非移民ビザで一時的に滞在している者は、たとえ米国内にいても適格従業員には含まれません。これは、これらのステータスが永続的な雇用関係を前提としていないためです。企業の人事担当者は、従業員の雇用ステータスを正確に把握し、適格従業員の要件を満たしているかを慎重に確認する必要があります。

さらに、適格従業員の定義は、適用される法律や制度によって若干の違いがある場合もあります。例えば、研究開発税額控除（R&D Tax Credit）や従業員保持税額控除（Employee Retention Credit）などの税制優遇措置では、それぞれ独自の適格要件が設定されていることがあるため、具体的な制度を利用する際には、その制度固有の定義を確認することが不可欠です。

重要なポイント

• 米国市民と合法的永住者が基本: 適格従業員の中核は、米国市民権保持者とグリーンカード保持者です
• 合法的就労資格が必須: 米国内で合法的に雇用されているその他の移民も含まれますが、適切な就労ビザが必要です
• 外国人起業家は対象外: 外国人起業家パロールプログラムの利用者とその配偶者・子は適格従業員に含まれません
• 非移民ビザ保持者は除外: 観光ビザ（B-1/B-2）など、就労を主目的としない非移民ビザ保持者は対象外です
• 制度ごとの定義確認が重要: 適用する法律や税制優遇措置によって、適格従業員の定義が異なる場合があります

実践的なステップ

ステップ1: 従業員の就労ステータスを文書化する

全従業員のI-9フォーム、ビザのコピー、グリーンカードや市民権証明書などを整理し、各従業員の就労資格を明確に記録します。定期的な更新確認も忘れずに行いましょう。

ステップ2: 適格従業員のリストを作成・維持する

税制優遇措置や補助金申請に備えて、適格従業員と非適格従業員を明確に区分したリストを作成します。このリストは四半期ごとに見直し、従業員のステータス変更を反映させることが重要です。

ステップ3: 人事・経理部門との連携体制を構築する

適格従業員の判定は、人事部門だけでなく経理部門にも影響します。給与計算、税額控除の申請、コンプライアンス報告などで一貫した情報を共有できる体制を整えましょう。

ステップ4: 専門家による定期的なレビューを実施する

移民法や税法は頻繁に変更されるため、移民弁護士や税理士などの専門家に定期的にレビューを依頼し、自社の適格従業員判定基準が最新の法規制に適合しているか確認しましょう。

よくある質問

Q1: H-1Bビザ保持者は適格従業員に該当しますか?

A: はい、H-1Bビザは就労ビザであり、合法的に米国内で雇用されている移民に該当するため、適格従業員として扱われます。ただし、ビザの有効期限や雇用条件が適切に維持されていることが前提です。

Q2: 永住権申請中の従業員はどう扱われますか?

A: 永住権申請中であっても、現在有効な就労許可証（EAD）を保持し、合法的に雇用されている場合は適格従業員に該当します。ただし、就労許可の有効期限を常に確認し、更新を適切に管理する必要があります。

Q3: OPT（Optional Practical Training）で働く留学生は適格従業員ですか?

A: OPTは学生ビザ（F-1）に付随する就労許可であり、合法的に雇用されている移民に該当するため、一般的には適格従業員として扱われます。ただし、適用する制度によっては異なる扱いとなる場合もあるため、個別確認が必要です。

Q4: 適格従業員の要件を満たさない従業員を雇用することは違法ですか?

A: いいえ、適格従業員の要件を満たさない従業員を雇用すること自体は違法ではありません。ただし、特定の税制優遇措置や補助金プログラムの対象とならないだけです。もちろん、すべての従業員は合法的な就労資格を持っている必要があります。

まとめ

「適格従業員」の定義を正確に理解し、自社の従業員が要件を満たしているかを適切に判定することは、米国